管理組合の「竣工図書」や「議事録」の保管方法
理事会がおこなう重要な仕事の一つが管理組合の書類の「保管」や「整理」です。管理組合の重要書類には「点検報告書」や「修繕履歴」「規約原本」など管理組合の運営に関するさまざまなものがあります。
また、建物完成時にデベロッパーなどから引き渡しを受けた「設計図書」や「竣工図書」などがあり、こうした書類が、マンションの管理室の中の段ボール箱に入りっぱなしにならないようにしっかりと保管場所を確保しましょう。保管方法は、基本的には各管理組合で議論の上で定めるのが一般的です。
書類の保管方法１│管理室や集会室に専用の保管スペース
「管理室」や「マンション内の集会室」に、書類保管用の「鍵付きのキャビネット」を設けてこれらの重要書類を収納します。一般的にマンションの管理室は「マンション管理会社」や「保守点検業者」などが扉の鍵を保有して自由に出入りできます。したがってマンション内だからと油断せずに、別途鍵のついたキャビネット等に収納することで「紛失」や「盗難」を防ぎます。
また「修繕工事業者」や「不動産会社」などに、書類の貸出を行なう場合には、紛失しないように貸出記録簿を作成することが重要です。
書類の保管方法２│書類の電子化サービス
「設計図書」や「竣工図書」「大規模修繕工事の実施時の図面」などの大型の書類は、管理室のキャビネットに収納することは困難です。これらの「書類」や「図面」は、単に保管場所の問題だけではなく「紛失」や「劣化」の心配もあります。また、小規模なマンションでは保管スペースを確保することが困難な場合もあります。こうした書類は、ぜひ電子データ化して保存することをおすすめします。
管理組合の重要書類の紛失の原因と対処方法
- 管理組合の役員の交代の際に引継ぎがされない
- 管理会社を変更の際に次の管理会社に引き継がれない
- 修繕工事の業者や不動産仲介業者に貸与していたが返却されない
- 竣工時に分譲業者から設計図書や竣工図書を受け取っていない
就航図書類を紛失した場合の対処
竣工図書が分譲会社から引き継がれ保管されているか確認が必要です。「竣工図書」とは、工事中の変更を訂正された図面等の書類をのことです。一般には竣工時までの間に往々にして設計の手直しがありますので竣工図書が引き継がれていることが望ましいのですが、なければ設計図書を保管します。竣工図書等を紛失した場合には、設計事務所などに新たに作成を依頼することも可能な場合がありますが、新たに作成する時は相当な作成費用がかかります。
マンション管理組合が保管すべき書類の例
- 管理規約（原本及び改正記録（改正内容と理由））
- 各種使用細則（原本及び改正記録（改正内容と理由））
- 管理組合員等名簿
- 総会議案書及び議事録（理事会議事録含む）
- 会計に係る帳票類
- 長期修繕計画
- 修繕履歴書（工事記録簿）
- 都市計画法、区市町村条例等に基づく図書
- 各種協定書等
- 各種保険証書
- 管理委託契約書
- アフターサービス規準等
- その他（各種取扱説明書、共用部分鍵リスト、備品リスト）
- 竣工図等設計図書
（建物及びその附属施設「駐車場、公園、緑地及び広場並びに電気設備及び機械設備」を含む）
竣工図等設計図書の例
| 付近見取図 | 配置図 |
| 仕様書（仕上げ表含む。） | 各階平面図 |
| 二面以上の立面図 | 断面図又は矩計図 |
| 基礎伏図 | 各階床伏図 |
| 小屋伏図 | 構造詳細図 |
| 構造計算書 （地盤に関する情報を含む。） | 設備図 （電気設備、機械（給排水、ガス）設備） |
| 数量内訳書 | 住宅性能評価書 |
| 建築基準法に基づく検査済証など | 長期優良住宅認定通知書 |
この記事のまとめ
書類を種類別にファイリング保管し、できれば保管文書の保管期間を管理規約または文書保管細則等で定めることが望ましいでしょう。
理事会が中心となって、管理組合の「保管書類の一覧表」リストを作成して、重要書類がどこに保管されているか管理をおこうことが重要です。
