管理組合の管理費・修繕積立金のながれ
管理費や修繕積立金は、各区分所有者から口座振替で管理組合の口座に収納されるのが一般的です。こうした出納業務は管理を委託したマンション管理会社がおこないますが、管理会社は「マンション管理の適正化の推進に関する法律」「マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則」によりマンション管理組合の財産の保管方法は３つに制限されています。
イ、ロ、ハ方式と名付けられている３つの方式の内どの方式を採用するのかは、管理組合で選択するというよりは基本的に管理を委託しているマンション管理会社の会計業務の効率性などの事情により決められています。
マンションの横領事件の犯人は誰？
マンション管理組合の横領事件は、管理会社の担当者や管理員によるものや、理事長が関与するものなど様々な犯人がいます。特に管理会社の不正が多く取り上げられる傾向がありますが、実はニュースにならないだけで理事長が関与する横領事件も多数おきています。
一番多く採用されているのがイロハ方式の（イ）の方式
管理会社が採用する管理組合の資金の管理方法である「イロハ方式」３つの方式には、それぞれに特徴があって、各々不正や事故がおきないようにするための注意すべき点がありますが、ここでは大手の管理会社が最も多く採用している（イ）の方式について説明します。
（イ）の方式では、各区分所有者から徴収した管理費と修繕積立金を収納口座へ一時的に納め、日常的な管理に要する費用を支出します。その後収納口座の残額を翌月末日までに保管口座へ資金移動します。
（イ）の方式での管理組合の印鑑と通帳の保管方法
| 印鑑 | 通帳 | |
| 収納口座 | 管理会社 | 管理会社 ※1 |
| 保管口座 | 理事長 | 管理会社 |
収納口座については、管理会社による日常的な管理にかかる支出の効率性に配慮して、管理会社が「通帳と印鑑」を同時に保管することが可能です。一方で保管口座については、管理会社は「印鑑」や「キャッシュ・カード」を保管することはできません。
収納口座は、印鑑と通帳を管理会社が保管します。いってみれば自由に管理会社が出金できることになりますが、管理会社には管理費と修繕積立金の合計額の1ケ月分以上を保証する保証契約の締結が義務付けられています。
補足│横領や不正を防ぐための注意点
前述のとおり（イ）の方式で管理組合の資金を適正に運用しているマンションでは、抜け道はあるにしても基本的に「管理会社の担当者」と「理事長」が共謀しなければ、管理組合の管理費や修繕積立金を不正に引き出すことは困難です。これは区分所有者でも、区分所有者以外の外部の専門家が理事長になる場合にも当てはまる事項です。
横領を防ぐ基本的な事項
（イ）の方式であっても正しく運用されなければ意味がありませんので、（イ）の方式を正しく運用するための基本事項としては、管理組合が管理すべき保管口座の印鑑等と通帳の両方を管理会社に管理させていはいけません。また、管理会社の担当レベルでの不正や、理事長の横領を防ぐために、以下のような注意も必要です。
- 理事長は、管理会社に管理委託契約の目的に該当しない金銭の払出しを承認してはならない
- 管理会社の担当者と理事長が共謀して管理費等を横領しないように注意する
この記事のまとめ
マンション管理会社に管理を委託しているマンションにおいては、管理会社の職員と理事長が共謀しなければ、管理組合の口座から不正に預金を引き出すことは基本的に困難ですので、マンション管理士等の外部の専門家が理事長に就任する場合には、信頼できる管理会社に出納業務を委託していることが前提になるでしょう。
また、管理組合の費用負担は増えますが、外部監査の仕組みを導入することで、さらに管理組合の財産を安全に守ることができます。なお、ここでは触れませんでしたが、自主管理マンションの場合には当然、管理会社が介在しないため理事会で印鑑と通帳を同時に保管することになります。したがって理事長が印鑑と通帳の両方共保管することは避けて、理事長と監事が別々に持つなどのルールを厳守することが大切です。
