理事会開催の事前準備
理事会は、管理組合の業務の執行機関として大切な役割があります。設備の故障の修理や居住者からのクレーム対応など迅速に対応しなくてはならないことも多いため理事会はいつでも開催できるように準備をおこなっておく必要があります。
事前準備１│理事会の開催場所
マンション内に集会室のある大型マンションでは、そこを使えばよいのですが、平均的な規模のマンションの場合にはマンション内に集会室がありません。その場合には「管理人室」や「エントランスホール」を使用するか、もしくは、マンション外の「喫茶店」や「地域センター」等を利用するのが一般的です。
特に、地域センターなどの公共施設を使用する場合には予約が必要なことが多いので事前に予約方法を確認しておく必要があります。
事前準備２│理事会の日時
理事会の開催日は理事メンバーの都合に合わせて、事前に「第３土曜日の１０：００」からといったように決めておくと予定が立てやすくなります。理事会は、平日の夜間におこなわれるケースもありますが、一番多いケースは土曜日の午前１０：００頃からの開催です。
当然ですが、連休の中日などは欠席者が多くなりますので避けたほうが無難です。理事会の最後に次回の開催日を決定してその旨を理事会議事録に記載しておくと良いでしょう。
補足│理事会の日程調整
理事会の日程を調整する場合には、事前に管理組合の役員同士でメールアドレスの交換などをおこなっておくっことが望ましいのですが、メール等の交換を嫌がる方も増えています。その場合には、少し面倒ですが書面で郵便ポストなどを使って日程調整をおこなう方法や、昨今ではラインやグループウェアなどを用いる方法も一般的になってきました。
■「理事会の日程調整」のサンプル・文例を作成しましたので参考にして下さい。
理事会の開催案内
マンション管理組合の理事会は、総会の開催と同じように理事に対して開催の案内をおこないます。理事会への出席者を増やすためにもできる限り早めに開催案内の配布をおこなうようにするのが基本です。
■「理事会の開催案内」のサンプル・文例を作成しましたので参考にして下さい。
補足│理事会が成立するための条件と監事の出席
管理規約で「理事会の開催には理事の半数以上の出席が必要」と記載されていることが一般的です。理事会は、区分所有者全員が参加する必要はなく、理事のみでおこないますが、監事も規約によって理事会への出席が義務付けられているケースもあります。
監事は出席数に含まれない
監事は、理事会に出席しても理事ではないので出席者数にカウントされないので注意が必要です。
