理事が都合により理事会に出席できないときは、配偶者が代理人として理事会に出席することが認められる場合もあります。理事会のルールは各管理組合が規約で自由に定めることができるため、代理人についての定めが管理規約に記載されていれば、配偶者等の代理の出席も可能になります。
理事会が成立するための条件
一般的な管理規約では「理事会の会議は理事の半数以上が出席しなければ開くことができない」と定められています。このため理事会には理事の半数以上の出席が必要になります。
したがって理事会を閧くためには、全理事の半数以上の人数の出席が必要ですので、特に、もともと理事の定数が少ない場合には、管理規約で代理人の出席を認めていないと理事会の開催が困難になります。
管理規約で代理人の出席を認める
管理規約で代理人の出席を認める場合にも、あくまでも、理事にやむを得ない事情がある場合に限り、代理出席を認めるものですので、誰でも出席を認めるものではなく、一親等の親族等に限定することが大切です。
管理規約に代理出席を認める場合の例
理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める
実際には、理事会に同居の配偶者が出席する場合には、委任状の提出まで求めていないケースの方が多いのですが、できれば管理規約に委任状の提出も定めておくことが望ましいでしょう。
この記事のまとめ
原則的には、管理組合の理事は総会で個人の信頼によって選出されるものですので、理事会には理事本人が出席するのが原則ですので代理人を立てるべきものではありません。
しかし、小規模マンション等で理事の定数が少ない場合には特に、理事が欠席したために理事会が開催できないとなると管理不全を起こしかねません。そこで、管理規約に理事会への代理の出席を認めるなどの対応が必要になります。
しかし、小規模マンション等で理事の定数が少ない場合には特に、理事が欠席したために理事会が開催できないとなると管理不全を起こしかねません。そこで、管理規約に理事会への代理の出席を認めるなどの対応が必要になります。
