マンション管理会社の変更を審議するための「臨時総会」開催の方法

「管理会社変更」を審議する総会

マンション管理会社変更（リプレイス）を審議する総会は、年に１度開催される通常（定期）総会に合わせて、マンション管理会社変更の議案を上程しても良いのですが、タイミングがあわない場合には「臨時総会」を開催して、マンション管理会社の変更について審議します。

重要事項説明会の開催

なお「管理組合」と「管理会社」が『管理委託契約』を締結する場合には、あらかじめ管理会社が「重要事項説明会を開催」することが義務付けられており、総会で「管理会社変更について」の議案の審議に諮る前に「重要事項説明会」を開催する必要があります。一般的には総会と同日に、新しいマンション管理会社主催による重要事項説明会を開催します。

重要事項説明はマンション管理会社が管理組合と契約更新前に実施義務あり

マンション管理会社が管理組合と管理委託契約の「更新」や「新規契約」をする前には、マンション管理会社の社員である管理業 ［…］

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「管理会社変更」の臨時総会開催の準備

「管理会社変更」を審議する臨時総会は、組合員が参加しやすい「土・日曜日」や「平日の夜間」に設定します。日程が決まったら、総会の会場を確保するために、マンションの集会室や公民館、地域センター等の会場の予約をします。
その後、「管理会社変更」と「新管理会社」との「管理委託契約締結についての議案」の作成に取り掛かります。「総会の議案書」が完成したら、総会の開催案内を各戸に配布します。「マンションに居住していない」区分所有者については、管理会社から「議案書」とともに「開催案内」を郵送するのが一般的です。また、出席者を増やすために、マンション内の掲示板に目立つように総会の案内を掲示することも忘れないようにします。

マンション管理会社を変更するための「臨時総会」当日の理事会の対応

マンション管理会社の変更（リプレイス）において、管理会社の変更を正式に決定するには「総会」でマンション管理会社変更の ［…］

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管理会社変更のための議案書

マンション管理会社変更の総会議案書の作成は現行のマンション管理会社の協力が得られない場合には、理事会が中心となって作成します。この場合には、新しいマンション管理会社に支援を依頼します。
総会の議案書には、他の組合員からの支持をもらうために、理事会が「新管理会社候補を選定した理由」などについて、できる限り詳しく説明することが望ましいでしょう。総会の議案書には「管理会社変更に関する議案」のほか「新しい管理会社と管理組合の管理委託契約書の案」を添付します。
議案書では「現行の管理会社の解約日」や「新しい管理会社の管理委託契約の開始日」についても承認を諮ります。なお、総会での議案の審議の前には、新しい管理会社主催による「委託契約についての重要事項説明会」が開催されます。

マンション管理適正化法（第72条）
マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約を締結しようとするときは、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、管理受託契約の内容及びその履行に関する事項であって国土交通省令で定めるものについて説明をさせなければならない

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