理事長だけはやりたくない！
管理組合の理事長は、他の役職と比較して負担が重く、「他の役職は引き受けても良いが理事長だけはやりたくない」といった声をよく耳にします。確かに理事長の仕事はそれなりに負担があるのも事実ですが、理事長の仕事を良く知らないがゆえに拒絶している方も多いのではないでしょうか。理事長の決め方は管理組合ごとに異なってきますが一般的には、まずは立候補を募って立候補者がいない場合にはくじ引きなどで決めるケースが多いでしょう。以下に理事長の仕事について説明していきます。
理事長になったら何をするの？
管理規約には、理事長がおこなうべき具体的な業務は記載されていません。したがって、理事長に就任したらどういう業務を担うことになるのか「実はよく分かっていない」という方が大半です。しかし管理組合の日常の管理業務は理事会が担っています。ですから理事会の理事長の活躍次第でマンションの価値を左右するといっても過言ではありません。くじ運が悪かったから理事長をやらされているという意識では管理が立ち行かなくなってしまいます。
管理規約を読んでも、よくわからない理事長業務
標準管理規約第38条（理事長）
理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
２ 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
３ 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
４ 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。
管理組合の理事長の具体的な仕事
管理組合では少なくとも毎年1回以上総会を開催しますが、理事長はその議長を務めます。大勢の方の前で司会進行をおこなうので人前に出るのに慣れていない方にとっては荷が重いと感じることもあるでしょう。
標準管理規約による理事会の仕事
理事長は適宜理事会を開催する必要がありますが、理事会は、問題が山積している管理組合の場合には、月に1～2回程度の頻度で開催されることもあります。標準管理規約に記載されている理事会での決議事項は以下の表のとおりです。
実務上は管理会社の担当者が理事会の運営等を主導するので理事長だからといって特別な理事会の準備が必要なわけではありません。
実務上は理事長の仕事は管理会社とのやりとりが多い
大多数の分譲マンションでは管理業務を管理会社に委託しています。マンションの管理会社は、管理組合毎に担当者(フロントマン）を定めます。管理会社に業務を委託している管理組合の理事長の仕事の大半は、このフロントマンとのやりとりです。管理組合からの支払いや管理組合内で各種問題が起こった場合にはフロントマンから理事長に連絡が入ることになるので、理事長はその都度対応をおこなうことになります。
理事会ではフロントマンから前月の状況について報告を受ける
主に毎月おこなわれる定例の理事会では、前月の管理費や修繕積立金の滞納状況や、点検の結果判明した、タイルの剥落、壁のクラックなどの報告。再来年に控えている大規模修繕工事に向けて修繕員会の設置の検討など、さまざまな議論がおこなわれます。
理事会では、管理会社のフロントマンから月次報告書の説明がありますので特に管理費や修繕積立金の滞納がないかチェックすることが重要です。万が一管理費等の滞納問題が訴訟に発展した場合には理事長が管理組合の代表者として裁判の当事者になる可能性があります。
この記事のまとめ
分譲マンションの理事長は、他の役員と比較すればその負担が大きいのは事実です。少しでも理事長の負担を軽くするポイントは「管理会社を上手に活用」することです。管理会社はマンション管理のプロですので、管理に関するノウハウを持っています。したがって管理会社の担当者を上手に活用して良き相談相手として付き合っていくことが重要です。
管理の専門的な知識などは管理会社の担当者がサポートしてくれるので、管理の知識がなくても理事長を務めることは可能です。理事長を務めることで自分たちのマンションの管理について深く理解することができるといった良い面もあります。
管理組合内で、理事長のなり手がどうしてもいない場合などには、理事長をマンション管理士等の第三者に委託する「第三者管理方式」というやり方も一般的になってきましたので検討してみてはいかがでしょうか。
